Wyzwania komunikacji w modelu hybrydowym

Rafał – Product Manager w łódzkiej firmie, zajmującej się produkcją i dystrybucją sprzętu AGD, pracuje zdalnie już ponad rok. Nie narzeka na taką współpracę, jednak brakuje mu realnego kontaktu z zespołem. Firma dba o relacje z pracownikami, zachęcając menedżerów np. do organizowania zdalnych spotkań integracyjnych. W ubiegłym roku taką formę miała m.in. działowa wigilia. Miesiąc temu jego dyrektor zdecydował się zorganizować spotkanie całego zespołu po raz pierwszy od przejścia w tryb pracy zdalnej.

Dla Rafała był to moment, w którym poznał kilkanaście nowo zatrudnionych osób, z którymi do tej pory miał jedynie kontakt za pośrednictwem internetowych komunikatorów. W firmie rozwinięto intranet, będący głównym źródłem informacji w trakcie pierwszych miesięcy pracy z domu, a dział komunikacji od roku przesyła cotygodniowy newsletter.

Tym, co pokazuje pracowników w innym świetle, stał się firmowy, drukowany magazyn, na łamach którego można pochwalić się swoim hobby, poczytać o niezwykłych miejscach, które odwiedzili pracownicy albo obejrzeć fotograficzne relacje z działowych imprez sprzed pandemii. Rafał przyznaje, że jego firma zintensyfikowała w ostatnim czasie komunikację z pracownikami, ale dzięki temu czuje się pewniej i wie o planach oraz celach organizacji równie szybko, jak wtedy, gdy brał udział np. w comiesięcznych spotkaniach działu z zarządem w siedzibie firmy.

Kryzys związany z COVID-19 uwypuklił wiele mocnych, ale też słabych punktów na linii pracodawca – pracownicy. Dzięki ogólnej mobilizacji, wielu firmom udało się w relatywnie szybki sposób przenieść pracę biurową do domów (jak to było w przypadku Rafała). W tym roku wiele firm powraca już do biur, pozostawiając jednak opcję pracy w systemie hybrydowym, która stała się najbardziej pożądaną formą współpracy z pracodawcą. Z badania Microsoftu wynika, że ponad 70% pracowników chce, aby mieszany model pracy został z nimi również po ustaniu pandemii.

Hybrydowy model pracy a komunikacja

Zarówno w pracy całkowicie zdalnej, jak i w modelu hybrydowym, organizacje zostały zmuszone do wdrożenia procesów, dostosowanych do nowych warunków. Dotyczyło to również rekrutacji czy onboardingu, które w formie online były nie lada wyzwaniem dla obu stron – pracodawcy i nowo zatrudnianych osób.

Jak pokazuje wiele badań, pandemia powodowała i wciąż zapewne powoduje duży dyskomfort psychiczny, stres i wiele obaw – nie tylko o zdrowie własne i rodziny, ale również stabilność zatrudnienia.

Firmy decydowały się na nowatorskie dla wielu rozwiązania. Prowadzenie spotkań działowych na MS Teams, telekonferencje, przeniesienie zasobów do chmur czy wdrażanie systemów, które miały zastąpić procesy odbywające się do tej pory jedynie w tracie spotkań bezpośrednich, generowały wiele nowych wyzwań.

O ile przeniesienie – po fazie prób i błędów – wielu procesów do świata online raczej nie ulegnie zmianie, bo generuje więcej zalet niż minusów, to podtrzymywanie i budowanie nowych relacji pomiędzy pracownikami za pośrednictwem internetu czy telefonu nie jest już takie oczywiste. Potrzebujemy, co nam udowodnił lockdown, realnego kontaktu z drugim człowiekiem.

Komunikacja była piętą achillesową wielu firm, ale kiedy jedynym sposobem na realną współpracę okazał się internetowy komunikator, z pewnością wiele organizacji odczuło, że powinno nad tym szczególnie popracować. Praca w trybie zdalnym jedynie uwypukliła to, co nie funkcjonowało tak, jak powinno.

Podtrzymywanie i budowanie nowych relacji pomiędzy pracownikami za pośrednictwem internetu czy telefonu nie jest takie oczywiste.

„Praca hybrydowa stała się często wybieranym rozwiązaniem przez firmy szczególnie dla stanowisk administracyjnych, biurowych i kierowniczych. Pokazała, że to rozwiązanie jest nie tylko bezpieczniejsze ze względów zdrowotnych, lecz także oszczędne i efektywne. Taki model jest dzisiaj zdecydowanie częściej spotykany. Część pracodawców zdecydowała się na taki model pracy 50% biuro, 50% home office. Pozwala to na zmniejszenie liczby osób przebywających w biurze danego dnia” – czytamy w opracowaniu Zespołu Sprzedaży OLX Praca, a pełny raport „Prognozy przyszłości – OLX Praca. Know How 2021” jest do pobrania TUTAJ.

Wyzwania komunikacji wewnętrznej

Wydaje się, że aby komunikację wewnętrzną w firmie można było uznać za efektywną, należy postawić na wzajemne zaufanie, troskę o stan psychiczny pracowników, dbałość o właściwy dobór kanałów oraz responsywność. Skuteczna komunikacja wewnętrzna to taka, która wpływa pozytywnie na motywację pracowników, jest szybka i kompleksowa, pozwala zaangażować pracowników w realizację obowiązków oraz zachęca do identyfikowania się z celami organizacji (celami, które są cały czas pracownikom komunikowane).

Jak prowadzić skuteczną komunikację wewnętrzną w praktyce?

Pozytywny feedback – kiedy pracownicy realizują swoje obowiązki częściowo zdalnie, informacja zwrotna staje się jeszcze bardziej cenna – buduje wzajemne zrozumienie i motywuje personel do działania, nawet kiedy załoga pracuje poza siedzibą firmy; nie powinno się rozmawiać z pracownikiem tylko wtedy, gdy popełni jakiś błąd; warto sygnalizować również postępy prac, dobrze wykonane zadania i jeśli tylko jest taka możliwość – informować o sukcesach pracowników na forum (np. w trakcie spotkań działu online).

Zróżnicowane kanały komunikacji – jeśli działamy w ramach firmy produkcyjnej, w której część załogi stanowią pracownicy biurowi, a część personel produkcji, to wówczas należy uwzględnić różne kanały dotarcia z tą samą informacją – dla pracowników hal produkcyjnych będą to plakaty, ulotki czy drukowana gazetka, a dla osób zatrudnionych w biurze – komunikacja mailowa, aplikacje internetowe. Wspomniana już gazetka może być wspólnym kanałem dla wszystkich w organizacji.

● W komunikacji wewnętrznej liczy się szybkość przekazywania informacji – zwłaszcza tych newralgicznych. Opieszałość może być przyczyną powstawania korytarzowych plotek, które z pewnością nie zadziałają na korzyść żadnej ze stron – w takiej sytuacji maleje zaufanie do pracodawcy, a w pracownikach rośnie strach, np. przed domniemanymi zwolnieniami.

● Jedną z bolączek pracy zdalnej w opinii pracodawców jest brak możliwości skutecznej kontroli tego, czy pracownicy faktycznie realizują swoje zadania czy też nie; taka postawa pokazuje zarówno brak zaufania do pracowników, jak i nieumiejętność efektywnego zarządzania procesami; ratunkiem może być korzystanie w organizacji np. z aplikacji internetowych takich jak Asana czy Trello, które pomagają zespołom organizować, śledzić i zarządzać swoją pracą.

● Zaufanie, o którym już wcześniej wspomniałam, można budować za pomocą jasno sprecyzowanych celów, feedbacku oraz komunikowania wzajemnych oczekiwań.

● Za jakość komunikacji w firmie odpowiada przede wszystkim zarząd, który powinien dawać przykład tego, jak należy to robić, poszczególni leaderzy zespołów, a także działy PR, marketingu, HR oraz IT.

● Leaderzy ponoszą odpowiedzialność za dbałość o integrację swoich zespołów, a w hybrydowym trybie pracy jest to nie lada wyzwanie; wymaga stosowania narzędzi i kanałów zarówno offline, jak i online.

● Podstawową zasadą komunikacji wewnętrznej jest to, że każdy pracownik, niezależnie od stosowanych kanałów, powinien otrzymać taką samą informację i powinien wiedzieć, w jaki sposób może skontaktować się z przełożonymi/decydentami, aby zadać dodatkowe pytania i rozwiać swoje wątpliwości. Pamiętajmy, że komunikacja wewnętrzna to dialog pomiędzy organizacją a jej pracownikami.

● Dobrym sposobem na poprawienie komunikacji wewnątrz firmy jest ustalenie zasad, które pracownicy bez względu na hierarchię, powinni stosować – np. odpowiadanie na wewnętrzne maile w określonym czasie czy współdzielenie kalendarza i wpisywanie do niego swojego harmonogramu. Więcej przydanych informacji na temat zarządzania, komunikacji i motywowania pracowników podczas pracy w trybie zdalnym znajdziesz TUTAJ.

Sprawna komunikacja to klucz do efektywnej pracy, niezależnie od miejsca jej wykonywania. Często pracownicy rezygnujący ze współpracy, jako jeden z głównych powodów odejścia podają właśnie niewłaściwą komunikację wewnętrzną, brak otwartości, przejrzystości i zainteresowania tym, co ma do powiedzenia personel.

Źródła: