Zarządzanie, komunikacja, motywowanie – funkcjonowanie w trybie zdalnym

Okres przejściowy mija. Od ponad roku pracownicy oraz pracodawcy zmagają się z nową rzeczywistością i wiele wskazuje na to, że najważniejsze benefity, czyli elastyczne godziny pracy oraz korzystanie z możliwości wykonywania obowiązków spoza biura, w wielu przypadkach zakorzenią się w firmach na dłużej.

Wspomniana nowa rzeczywistość to także obraz pracownika wykonującego obowiązki w trybie home office. W marcu tego roku, czyli 12 miesięcy po pierwszym lockdownie, opublikowano badanie „Praca w pandemii. Raport z badań organizacji pozarządowych”. Aż 32% ankietowanych zadeklarowało wówczas spadek motywacji do pracy podczas pandemii.

Jeszcze więcej, bo aż 43% osób stwierdziło, że doświadczenia ostatniego roku skutkują dla nich obniżoną satysfakcją z pracy. Niemal połowa respondentów przyznała, że korzystając z modelu zdalnego ma trudność z zarządzaniem czasem i oddzieleniem życia prywatnego od zawodowego. Większość osób biorących udział w badaniu (63%) zadeklarowało, że w tym okresie odczuwa wzrost stresu związanego z pracą. Trudność z integracją w zespole dostrzegło 41% z nich.

Te oraz inne czynniki wpływają na zachowania pracowników i realizowanie ich zadań nakreślonych przez przełożonych. Jak można wyczytać w opracowaniu “Perspektywa pracowników. Prognozy przyszłości – OLX Praca. Know How 2021”, aż 73% spośród ankietowanych, którzy zarządzają pracą innych ludzi, nie używa żadnych narzędzi do monitorowania czasu pracy swojego zespołu wykonującego obowiązki zdalnie.

Obecna sytuacja nie oddziałuje pozytywnie na część pracowników i nie wpływa dobrze na ich satysfakcję z wykonywanej pracy oraz motywację do wykonywania codziennych obowiązków. Dlatego, aby zespół skutecznie realizował wyznaczone cele, musi być odpowiednio zmotywowany. Jak to osiągnąć?

Kultura oparta o zaufanie

Zarządzanie zespołem rozproszonym to przede wszystkim funkcjonowanie w oparciu o zaufanie, samodzielność pracowniczą i autonomię w sposobie pracy. W takiej kulturze organizacyjnej niezwykle ważną rolę odgrywają menedżerowie i ich sposób zarządzania. Dla wielu osób możliwość obierania samodzielnego sposobu wykonania zleconego zadania, czasu i miejsca pracy jest czynnikiem niezwykle motywującym.

Oczywiście mogą pojawić się pracownicy, którzy będą potrzebować większego wsparcia i wtedy należy taką pomoc okazać. Istotne jest wskazywanie drogi, uczenie samodzielnego szukania rozwiązań, tak aby pracownik mógł lepiej radzić sobie podczas pracy zdalnej. Warto pamiętać, że jeśli w tym modelu pracy menedżerowie będą używali nadmiernej kontroli, to z pewnością ich duży wpływ zadziała demotywująco na zespół. Jak w takim razie motywować?

Motywowanie przez jasne cele i zasady

Przede wszystkim należy jasno wyznaczać cele. Tutaj jak zawsze sprawdzi się znana i sprawdzona metoda SMART. Kiedy wyznaczamy dany cel, powinien być on sprecyzowany, czyli na tyle konkretny, aby osoba, która ma go zrealizować, nie miała wątpliwości, czego dotyczy i co chcemy osiągnąć.

Cel powinien być także mierzalny, a więc tak skonstruowany, abyśmy byli w stanie ocenić postępy jego realizacji. Dobrze jest, gdy zadanie jest atrakcyjne, czyli najlepiej, jeśli stanowi wyzwanie dla osoby, która będzie je realizować. Osiągnięcie takiego celu przyniesie dużą satysfakcję i będzie motywująco wpływać na osobę, która go zrealizowała.

Oczywiście wyznaczone zadanie powinno być realistyczne, czyli wykonalne. Nic nie wpływa bardziej demotywująco na pracownika niż cel, który będzie obarczony dużym ryzykiem braku możliwości jego realizacji. Ostatni element, jaki powinien spełniać cel, to oczywiście terminowość. Trzeba określić, kiedy chcemy, aby cel został zrealizowany – wyznaczyć deadline.

Zarządzanie zespołem zdalnym w oparciu o metodę SMART jest bardzo pomocne i pozwala uniknąć nieporozumień. Warto również rozważyć zaangażowanie pracowników w proces wyznaczania celów i wspólnie je nakreślić. Dzięki temu pracownik stanie się właścicielem danego pomysłu, będzie brał za niego współodpowiedzialność, co może wpływać na jego większe zaangażowanie i motywację do działania.

Korzystanie z aplikacji

W ustalaniu jasnych zasad pracy mogą również pomóc aplikacje, takie jak Bitrix czy Trello. Korzystanie z tego typu narzędzi umożliwia pracownikom większą samodzielność i autonomię w pracy, a kierownikowi monitorowanie projektu bez konieczności nadmiernej kontroli. Za pomocą tych aplikacji można wyznaczać etapy prac i terminy realizacji, przypisywać osoby do danego zadania, jak i odznaczać już te zrealizowane.

Spotkania grupowe i small talk

Kiedy brakuje bezpośredniego kontaktu, trzeba również niezwykle dbać o poczucie integralności zespołu i komunikacji. W tym celu warto organizować większe spotkania zespołowe – przynajmniej raz w tygodniu.

Na spotkaniach grupowych powinno się nie tylko omawiać postępy prac, ale również dać czas na spokojną rozmowę na tematy niekoniecznie związane z pracą. To umacnia więzi zespołu, pozwala się lepiej poznać. Lepsze relacje w zespole z kolei usprawniają komunikację, a także motywują do pracy.

Jasne kanały komunikacji

Chcąc ułatwić kontakt pomiędzy pracownikami a menedżerem, a także usprawnić pracę, można wyznaczyć kanały komunikacyjne, które będą używane do danych czynności. Przykładowo spotkania grupowe będą odbywać się za pośrednictwem komunikatorów – np. Skype, Microsoft Teams, za to sprawy istotne dla firmy, wymagające decyzji menedżera, będą zgłaszane np. za pośrednictwem e-maila. Zdefiniowanie kanałów do danych czynności jest o tyle ważne, że kiedy korzysta się z tak wielu form komunikacji, istnieje ryzyko, że jakieś zadanie zostanie pominięte.

Niezwykle demotywujące dla pracownika są sytuacje, w których nie dostaje odpowiedzi zwrotnej na wysłanego wcześniej maila bądź wiadomość w komunikatorze.

W takiej sytuacji pracownik ma poczucie, że wszystko inne jest ważniejsze, a jego sprawa jest bagatelizowana. Pracownik nie widzi, czym kierownik zajmuje się w danej sytuacji, więc nie ma świadomości, dlaczego nie odpowiada.

Aby uniknąć takich sytuacji warto również wprowadzić zasadę współdzielenia kalendarza i wpisywania do niego swojego harmonogramu. W ten sposób każdy sprawdzi, co dana osoba ma zaplanowane i kiedy jest dostępna. Można również wprowadzić zasadę ustawiania statusów na komunikatorach. To również pomoże uniknąć nieporozumień.

Dbanie o kondycję psychiczną

Indywidualne spotkania z pracownikami powinny być częścią organizacji pracy w trybie home office. Warto na nich rozmawiać nie tylko o realizacji zleconych zadań, ale również pytać o to, jak dana osoba się czuje, czy są może jakieś kwestie, które wymagają omówienia, czy może potrzebuje w czymś pomocy. Trzeba być otwartym na trudności, z którymi pracownicy mogą się zmagać.

Jeśli pracownik zgłasza się z problemem, menedżer powinien go wysłuchać i razem znaleźć rozwiązanie.

Czasami zwykła rozmowa i możliwość bycia wysłuchanym może być wystarczającym wsparciem, ale jeśli tak nie jest, to w zależności od problemu można zaoferować różnego rodzaju pomoc. Czasem warto rozważyć zmianę organizacji pracy i zredukować liczbę zadań, bo np. pracownik odczuwa zmęczenie lub wręcz odwrotnie – należy przypisać go do nowych czynności, które będą dla niego wyzwaniem.

Być może problem stanowi połączenie obowiązków rodzinnych z pracą. Można wówczas rozważyć zmianę godzin pracy na bardziej elastyczne. Trudności mogą leżeć też po stronie technicznej, wtedy warto poprosić o wsparcie działu IT, zapewnić odpowiedni sprzęt lub szkolenie. Ważne, aby reagować i nie pozostawać obojętnym.

Oczywiście istnieje jeszcze wiele innych obszarów, które mogą wzmacniać motywację pracowników w pracy zdalnej. Jest to temat niezwykle szeroki, ale można śmiało stwierdzić, że podczas trybu home office motywację i zaangażowanie zespołu z pewnością wspierają: jasność zasad, relacje, wyrozumiałość oraz otwarta komunikacja.