Prowadzenie trudnych rozmów z pracownikami

Aby pojawiła się plotka, muszą być spełnione dwa warunki – temat musi być dla ludzi ważny i muszą być niedopowiedzenia (brakuje informacji, albo dostępne informacje nie są kompletne). W wielu przypadkach zła wiadomość jest lepsza niż brak jakiejkolwiek komunikacji i warto o tym pamiętać, by nie przedłużać niepewności ani stresu pracowników. Wiem i rozumiem, że jest Ci ciężko i unikasz konfrontacji najdłużej, jak się da. Pomyśl jednak nie tyle o swoim komforcie, a raczej jego braku, ile o zespole, który zasługuje na informację, by jak najszybciej podjąć działanie i adaptowanie się do nowej sytuacji.

Indywidualne podejście i okazanie zrozumienia

Ty jako lider możesz nosić w głowie i sercu pewną decyzję od kilku, kilkunastu dni i zdążyłeś się z nią oswoić. Pamiętaj, że współpracownicy są ludźmi o różnym stopniu szybkości adaptowania się do zmian. Otwartość na doświadczenia jest przez wielu psychologów (np. Costa i McCrae, czyli twórcy tak zwanego modelu Wielkiej piątki) opisywana jako względnie stała cecha osobowości. To oznacza, że w zespole zapewne masz osoby, które lubią zmiany i szybko odnajdują się w nowej sytuacji, przejmując odpowiedzialność i działając. Prawdopodobnie masz także osoby, które nie lubią zmian, toteż zajmuje im wiele czasu, energii i emocji pogodzenie się z tym, że zmiana dokona się, czy tego chcą czy nie.

Jak dalece to możliwe, staraj się podchodzić do współpracowników indywidualnie i okazywać im zrozumienie. Nie okazuj zdenerwowania, gdy niektórzy są w oporze, zaprzeczeniu, gniewie czy po prostu zastygli w bezruchu. Każdy z nas indywidualnie przechodzi przez proces adaptowania się do zmian i im więcej zrozumienia i wsparcia okażesz, tym lepiej Twój zespół poradzi sobie z kryzysową sytuacją.

Komunikując pracownikom nieprzyjemne zmiany, warto pamiętać, by bardzo dokładnie opisać ich szerszy kontekst.

Jako liderzy mamy dostęp do informacji niedostępnych dla pracowników, a więc pewne decyzje, które dla nas są zasadne i racjonalne, dla pracowników mogą być niezrozumiałe. Tłumacząc kontekst, warto powiedzieć, jakie jest otoczenie biznesowe, które ma wpływ na naszą decyzję, jak wygląda środowisko, w którym działamy, i jak nasza decyzja wpisuje się w szerszą perspektywę, wizję i misję, którymi się kierujemy. Najważniejsze jest, by zespół widział i rozumiał, że decyzja, którą im przekazujecie jest wynikiem szczegółowej analizy i porównywania alternatywnych scenariuszy.

Warto pokazać, jakie inne opcje były rozważane i dlaczego się na nie ostatecznie nie zdecydowaliśmy. Ten punkt jest szczególnie ważny, gdy przekazujemy decyzje dotyczące redukcji etatów. Warto pokazać pracownikom, że decyzja o rozstaniu jest ostatecznością – inne opcje były szczegółowo i wnikliwie analizowanie, niestety z pewnych (warto podać jakich) względów nie mogą zostać wdrożone. Jeśli decydujemy się ograniczyć pewne benefity, to też warto pokazać pracownikom, jak przebiegał proces decyzyjny i jakie inne (może bardziej drastyczne?) rozwiązania były analizowane. Reguła kontrastu jest jedną z najważniejszych reguł w komunikowaniu nieprzyjemnych decyzji – jeśli pokażemy naszą decyzję na tle dużo gorszych wariantów alternatywnych, które były rozpatrywane, to zmienia się jej postrzeganie (ludzie są w stanie pogodzić się z „mniejszym złem”, jeśli wiedzą, że dzięki temu unikają czegoś znacznie bardziej nieprzyjemnego).

Jeśli decydujemy się ograniczyć pewne benefity, to też warto pokazać pracownikom, jak przebiegał proces decyzyjny i jakie inne rozwiązania były analizowane.

Dla większości z nas decyzje, które obecnie musimy podejmować i komunikować innym, są bardzo trudne. Nie wstydź się swoich emocji i mówienia o tym, że dana sytuacja jest dla Ciebie trudna. Twój zespół nie chce widzieć robota, ale człowieka, którego porusza to, że musi się na przykład rozstać z niektórymi pracownikami. Nie obniży Twojego autorytetu komunikacja prosto z serca i mówienie, że jest Ci „cholernie ciężko”. Jeśli mam być zupełnie szczera, to dla mnie większy autorytet ma szef, który się popłacze, wręczając wypowiedzenia, niż ten, który na wzór amerykańskich poradników powie zespołowi, żeby to rozstanie traktowali jako szansę do rozwijania kariery poza strukturami firmy. Nigdy nie wiemy, jakie scenariusze życie nam napisze, dlatego zawsze warto działać w zgodzie ze swoimi wartościami i zwykłą ludzką przyzwoitością.

Zapraszamy już jutro na godz. 10.00 na webinar z Sylwią Królikowską, która poruszy temat związany z prowadzeniem trudnych rozmów z pracownikami. Zapisz się tutaj.

Liczba miejsc ograniczona!