Największe błędy w komunikacji pomiędzy szefem a pracownikami

Ostatnio często korzystamy z nowych kanałów komunikacji, a wszystkim nam towarzyszą silne emocje związane z sytuacją panującą w kraju i za granicą. To dobry moment, żeby zrewidować nasze podejście do komunikacji. Warto zastanowić się, jakie błędy pojawiają się w komunikacji między szefem i pracownikami i upewnić się, że ich nie popełniasz.

Komunikujesz niewłaściwe treści

Jednym z podstawowych błędów w komunikacji jest… nieodpowiedni wybór treści, które będziemy komunikować. Wydaje nam się, że dobrze wiemy, co chcemy przekazać i dlatego nie zadajemy sobie pytania, które powinno być podstawą komunikacji: jaki efekt próbujemy osiągnąć?

Wraz z rosnącym trendem przejrzystej komunikacji między szefem i pracownikami (a także ogólniej, między pracodawcą i pracownikami) jest to pytanie nie bez znaczenia. Jako szef nie możesz w imię transparentności zarzucić pracowników informacjami, które po prostu nie są im potrzebne.

Budując komunikację z pracownikami, zawsze zastanów się, jaki cel próbujesz osiągnąć.

Pamiętaj, że zapoznanie się z treściami przekazanymi przez przełożonego wymaga czasu, który można w innych okolicznościach przeznaczyć na wykonywanie codziennej pracy. Dlatego budując komunikację z pracownikami, zawsze zastanów się, jaki cel próbujesz osiągnąć. Rób to zarówno przygotowując wiadomości pisemne dla całego zespołu, jak i w mniej formalnej komunikacji z poszczególnymi pracownikami.

Upewnij się, jakich informacji pracownik potrzebuje do zrealizowania zamierzonego przez Ciebie celu i przekaż je w zwięzły sposób. Pamiętaj, że tę zasadę stosować należy zarówno do komunikatów neutralnych, jak i negatywnych. Przykładowo, jeśli jesteś niezadowolony z czyjejś pracy, ogranicz swój komunikat do przekazania instrukcji, co pracownik powinien poprawić czy jak powinien wykonać zadanie w przyszłości. Nie informuj go o tym, że zawiódł Cię swoimi wynikami – taki komunikat nie doprowadzi do żadnych pozytywnych zmian, a może wprowadzić niepotrzebne napięcie w Waszych relacjach.

Twój komunikat jest niezrozumiały

Nawet jeśli odpowiednio dobierzesz treści komunikatu, Twoje zadanie nie jest jeszcze skończone! Musisz upewnić się również, że jest on w pełni zrozumiały dla Twoich odbiorców. Nie chodzi tylko o dostosowanie słownictwa do Twojej grupy docelowej. Komunikat może być niezrozumiały na wielu różnych poziomach. Jeśli zdarzyło Ci się kiedykolwiek przeczytać wiadomość i zadać sobie pytanie „Czego właściwie oczekuje ode mnie nadawca?”, to dobrze wiesz o czym mówię.

Największym zagrożeniem w tym wypadku są martwe punkty w komunikacji. Pewne rzeczy mogą być dla Ciebie tak oczywiste, że pominiesz ich wytłumaczenie, zwracając się do pracowników. Dlatego zawsze przed wysłaniem ważnych pisemnych komunikatów poproś kogoś o przeczytanie i streszczenie go. W ten sposób upewnisz się, że udało Ci się zbudować jasny przekaz.

Przy każdym komunikacie pamiętaj też, by używać jasnych sformułowań, które nie pozostawiają miejsca na indywidualną interpretację przekazu. W wypadku długich tekstów możesz pokusić się o podsumowanie planu działania, a w przypadku rozmowy – zapytać pracownika, jak zrozumiał Twój przekaz.

Pracownicy nie zapoznają się z komunikatem

Najlepiej przygotowany komunikat nie może być skuteczny, jeśli nikt się z nim nie zapozna. W świecie, w którym na każdym kroku jesteśmy bombardowani komunikatami, jest to bardzo częsty problem. Zastanów się, ile informacji przekazywanych jest pracownikom przez Twoją firmę. Czy przestrzeń firmy jest wypełniona plakatami dotyczącymi np. firmowego programu poleceń, wartości czy inicjatyw?

Przekazuj tylko te komunikaty, które są potrzebne i tylko wtedy, kiedy są potrzebne.

Czy firmowy intranet nie stanowi skomplikowanej sieci informacji dostępnych często na wszelki wypadek? A przecież poza czytaniem komunikatów, każdy pracownik ma do wykonania szereg obowiązków. Właśnie dlatego musisz myśleć o komunikacji w sposób długofalowy. Przekazuj tylko te komunikaty, które są potrzebne i tylko wtedy, kiedy są potrzebne. Dzięki temu pracownicy znajdą czas na zapoznanie się z każdym z nich.

W wypadku najważniejszych komunikatów możesz zdecydować się na rozmowę. Jest to najbardziej angażujący format, nawet jeśli rozmowa toczy się przez telefon czy wideokonferencję.

Nie pozostawiasz miejsca na pytania

Bez względu na to, jak dobrze opracujesz przekaz dla pracowników, zawsze istnieje możliwość, że będą oni mieć jakieś pytania czy wątpliwości. Wiele formatów komunikacji uniemożliwia jednak zadanie pytań.

Warto więc zawsze kończyć komunikat, informując pracowników, w jaki sposób mogą zwrócić się do Ciebie z pytaniami. W przypadku wiadomości e-mail możesz zachęcić ich do odpowiedzi. Kiedy prowadzisz spotkanie z wieloma pracownikami jednocześnie, możesz na początku poprosić, żeby pracownicy zapisali swoje pytania i zadali je dopiero, kiedy skończysz mówić.

Najbardziej sprzyjającą do zadawania pytań przestrzenią zdaje się rozmowa z jednym pracownikiem jednocześnie, ale istnieje też ryzyko, że pytania ze strony pracownika pojawią się dopiero po jej zakończeniu. Możesz uprzedzić tę sytuację, pytając – nie tyle, czy pracownik zrozumiał Twój przekaz, co – jak go zrozumiał. Poproszony o streszczenie Twojej wypowiedzi pracownik z łatwością zorientuje się, które elementy wydały mu się niejasne, a Ty będziesz wiedzieć, czy rzeczywiście nie doszło do żadnych nieporozumień.

Podsumowując, pamiętaj, że jako szef odpowiadasz przede wszystkim za komunikację z pracownikami. Ich wyniki w pracy zależą od tego, jak skutecznie uda Ci się przekazać im informacje, ale też wysłuchać tego, co sami mają Ci do przekazania. To właśnie feedback od pracowników pozwoli Ci uniknąć największych błędów w komunikacji.

Zapoznaj się również z wcześniejszymi eksperckimi tekstami Kasi Tang opublikowanymi w serwisie OLX Praca: