Najczęstsze błędy w procesie onboardingu

Badania Wynhurst Group wykazały, że ok. 22% pracowników rezygnuje z współpracy po pierwszych 45 dniach spędzonych w firmie. Można zmniejszyć ryzyko występowania takiego zjawiska poprzez wdrożenie ustrukturyzowanego systemu onboardingowego. Osoby przechodzące przez taki program są o 58% bardziej skłonne do pozostania w organizacji po trzech latach.

Onboarding jest procesem, który ma na celu możliwie szybkie wdrożenie pracownika do zespołu, jak i ułatwienie mu osiągnięcia w stosunkowo krótkim czasie wysokiego poziomu efektywności. Żeby było to możliwe, powinien dotyczyć trzech obszarów: identyfikacji pracownika ze strategicznymi elementami firmy (np. wizją, misją i celami), zapoznania z kulturą organizacyjną i procedurami oraz wdrożenie w zespół, jak i zapoznanie z obowiązkami. Niestety często na którymś z etapów wdrażania pracownika dochodzi do błędów. Poniżej zostało wymienionych kilka z nich.

Skupienie wyłącznie na procedurach kadrowych

Proces onboardingu nie powinien dotyczyć wyłącznie procedur kadrowych czy szkolenia BHP. Koncentrowanie się jedynie na informacjach formalno-prawnych czy dotyczących obowiązków pracownika uniemożliwia zbudowanie atmosfery zaufania. Popełniając ten błąd, możemy w łatwy sposób zniechęcić pracownika do poznania naszej firmy.

Brak czasu na wdrożenie

Niektóre firmy nie mają rozpisanego procesu onboardingu i przebiega on w dość przypadkowy sposób. Inne z kolei mają plan wdrożenia pracownika, jednak niekoniecznie mają czas i zasoby, by go realizować. Przez to pracownik uczy się na bieżąco i proces poznania nowego środowiska jest dla niego o wiele bardziej stresujący niż byłby, gdyby miał odpowiednie wsparcie. Onboarding pracownika pozwala nowicjuszowi uniknąć wielu błędów, które mogą być kosztowne dla organizacji.

Buddy to osoba będąca wsparciem dla nowego pracownika w trakcie onboardingu.

Brak wyznaczonej osoby odpowiedzialnej za wdrożenie

W trakcie onboardingu powinna być wyznaczona jedna osoba będąca wsparciem dla nowego pracownika. Jej rolą jest pomoc w rozwiązaniu problemów pojawiających się w pierwszych miesiącach pracy i ułatwienie integracji z zespołem. Jest to tzw. buddy. Warto pamiętać, że kluczowe jest to, kto będzie realizował tę rolę. Zaangażowanie buddiego może przełożyć się na opinię na temat całej organizacji.

Brak informacji zwrotnej dla pracownika

Często po okresie próbnym jedyną informacją, jaką otrzymują pracownicy, jest zapewnienie o tym, że firma jest zainteresowana przedłużeniem umowy. Jednak nie poznają kryteriów oceny, ani nie otrzymują informacji, co dotychczas robili dobrze, a co warto byłoby zmienić. W ten sposób firma traci okazję na wsparcie pracownika w doskonaleniu kompetencji i w szybszym osiągnięciu pełnej efektywności w pracy.

Niegromadzenie feedbacku

Proces onboardingu powinien być systematycznie weryfikowany i dostosowany do potrzeb pracowników. Dlatego warto przeprowadzić z nimi rozmowy ewaluujące pierwsze miesiące pracy bądź wysłać ankiety sprawdzające jakość otrzymanego przez nową osobę wsparcia. Niestety większość firm popełnia błąd niedostosowania procesu do potrzeb nowicjuszy i realizuje go intuicyjnie.

Dobrze przygotowany proces onboardingu może przynieść wiele korzyści. W stosunkowo krótkim czasie pracownik stanie się w pełni efektywny, będzie bardziej zmotywowany do podejmowania nowych zadań, przy jednoczesnej mniejszej liczbie popełnianych błędów.

Dzięki dobrze przeprowadzonemu wdrożeniu nowy pracownik zidentyfikuje się z kulturą i wartościami firmy oraz łatwiej zintegruje się z zespołem.

Co więcej, proces ten powinien zapewnić mniejszą rotacją, a koszt utraty pracownika w pierwszym roku jego pracy szacuje się na co najmniej trzykrotność jego wynagrodzenia. Te argumenty przemawiają za tym, że onboarding powinien być traktowany jako proces priorytetowy, gdyż może mieć decydujące znaczenie, jeśli chodzi o jakość współpracy z danym pracownikiem.