Kontrakt home office – 7 podstawowych zasad

Wiele przedsiębiorstw podchodzi sceptycznie do pracy zdalnej. W związku z tym jedynie co trzeci pracownik ma możliwość korzystania z tej formy współpracy. Jednocześnie ponad 50% osób uczestniczących w badaniu przeprowadzonym przez Remote-How i Kantar TNS uznała, że chciałaby mieć opcję pracy z domu [1].

Korzyści HO

Wdrożenie możliwości home office powinno wiązać się z ustaleniem jasnych zasad w tym zakresie. Dzięki temu pracodawca może zyskać wiele korzyści Przede wszystkim firma zaoszczędzi na przestrzeni biurowej potrzebnej do pracy. Gorące biurka to trend zachodni, który polega na tym, że pracownicy przychodzą do biura ze sprzętem służbowym i siadają tam, gdzie jest wolne miejsce. Biurka i krzesła nie są przypisane do konkretnej osoby. Ten model sprawdza się w zespołach, które często przebywają na delegacji, są w rozjazdach lub pracują w trybie elastycznym.

Praca zdalna wymaga lepszej organizacji. Zespoły, które nie przebywają we wspólnym biurze, często mają lepiej dobrane narzędzia pracy. Dbają o to, żeby wykorzystywane aplikacje posiadały potrzebne do sprawnej pracy funkcje, a zasoby były współdzielone. W ten sposób minimalizują ryzyko utraty wiedzy wraz z odejściem pracownika.

Poza tym umożliwiając pracę zdalną, zwiększamy prawdopodobieństwo, że pracownicy będą realizować obowiązki w momencie najbardziej dla siebie odpowiednim – wtedy, kiedy mają sprzyjające ku temu warunki oraz są najbardziej efektywni. Możliwość pracy z domu może przyczynić się również do zmniejszenia poziomu stresu związanego z nadmiarem obowiązków i brakiem czasu. W końcu w ten sposób pracownicy oszczędzają nawet kilka godzin w tygodniu, które normalnie spędziliby na dojeździe do pracy.

Jeśli pracownik realizuje obowiązki zdalnie, powinien być rozliczany za wyniki, a nie czas spędzony nad zadaniem. Ten model współpracy podnosi poziom efektywności zespołu. Przełożeni często pozytywnie oceniają pracę osób, które spędzają więcej czasu w biurze (co nie zawsze jest równoznaczne z lepszymi wynikami pracy). W tym modelu głównym kryterium oceny stają się wyniki pracy.

Przejrzyste zasady

Praca zdalna może przynieść firmie wiele korzyści. Warto jednak pamiętać o ustaleniu z kilku podstawowych zasad.

I. Określenie jasnych zasad dotyczących częstotliwości, z jaką można pracować zdalnie. Dzięki temu pracownicy będą mogli lepiej zarządzać swoim czasem, a przełożeni nie będą mieli dylematów, czy powinni się zgodzić na kolejny dzień pracy poza biurem czy też nie.

II. Ustalenie okresów dostępności oraz stałych godzin spotkań. Ten zabieg spowoduje, że pracownicy będą wiedzieli, w jakich godzinach będzie się od nich oczekiwało dyspozycyjności, jeśli chodzi o spotkania, oraz kiedy będą mieli czas na wytężoną pracę lub załatwienie prywatnych zobowiązań. Wskazane jest również, żeby podczas spotkań udostępniać kamerę. Widzenie się przez poszczególnych członków zespołu ułatwia prowadzenie zdalnej komunikacji.

III. Ustalenie zasad gromadzenia informacji. Bieżący dostęp do zasobów jest niezbędny, żeby zespół działał sprawnie.

IV. Pracownik będący na home office powinien zaznaczać odpowiedni status w komunikatorze firmowym. Dzięki temu osoby będące w biurze nie będą musiały poświęcać czasu na zdobywanie informacji, czy dana osoba przebywa obecnie w biurze.

V. Bieżące uzupełnianie przez pracowników swoich kalendarzy ułatwia współpracę w zespole. Dzięki temu koledzy wiedzą, kiedy dana osoba jest zajęta oraz kiedy mogą bez przeszkód się z nią kontaktować.

VI. Zespół powinien mieć dobrze zaplanowaną pracę, dzięki temu każdy będzie wiedział za co są odpowiedzialne poszczególne osoby oraz kiedy i jakie zadania zostaną zrealizowane. Ten model pracy sprawdza się również, jeśli zespół pracuje razem w biurze. Jednak w przypadku realizacji home office umożliwia efektywną pracę poszczególnych członków zespołu.

VII. Dobrym zwyczajem jest raportowanie wyników pracy. Niektórzy przełożeni proszą osoby pracujące poza biurem o przesyłanie pod koniec dnia informacji dotyczącej zrealizowanych zadań. Dzięki temu wiedzą, czym zajmował się w ciągu dnia dany pracownik. W przypadku dłuższej pracy na home office warto wprowadzić zasadę przesyłania planu zadań na kolejny dzień.

Wielu pracodawców obawia się, że osoby będące na home office markują swoją pracę i nie wywiązują się z obowiązków zawodowych. Ustalenie zasad współpracy powinno minimalizować te obawy. Co więcej, określenie reguł umożliwia zarządzanie zespołem oraz wyciągnięcie konsekwencji w przypadku, jeśli pojawiłyby się osoby nierespektujące ustaleń. Warto też wspomnieć, że pracodawca, oferując możliwość pracy poza biurem, odpowiada na potrzeby kandydatów. Badania wykazują, że wśród czynników, które biorą pod uwagę przy wyborze pracy znajdują się lokalizacja biura (44%), elastyczne godziny pracy (24%) oraz możliwość pracy zdalnej (8%) [2].

home-office-statystyki

Przypisy:

  • [1] The remote future. Rynek pracy zdalnej a oczekiwania pracowników. Edycja polska 2018. Remote-how, Kantar TNS.
  • [2] The remote future. Rynek pracy zdalnej a oczekiwania pracowników. Edycja polska 2018. Remote-how, Kantar TNS.