Jak zarządzać zespołem pracującym zdalnie

Nie ma znaczenia, czy zarządzasz rozproszonym zespołem pierwszy czy kolejny raz, tych kilka wskazówek może znacznie ułatwić Ci pracę.

Po pierwsze – skup się na rezultatach, a nie na czasie pracy

Wielu liderów obawia się, że podwładni pracujący z domu będą w czasie pracy realizowali zadania nie do końca związane z samą pracą. Boją się, że któryś z nich między jednym a drugim zadaniem zrobi pranie, obejrzy ulubiony serial, a może nawet ugotuje obiad. Tak, jest duże prawdopodobieństwo, że właśnie coś takiego pracownicy zrobią. Pamiętaj, że pracując z domu, ludzie również mają prawo do przerw, skorzystania z toalety, a nawet zjedzenia posiłku. Nie masz wpływu na to, że ludzie, pracując z domu, będą równocześnie załatwiali potrzeby fizjologiczne i realizowali zadania związane z życiem prywatnym.

Co więcej, obecna sytuacja (pandemia koronawirusa) sprawia, że wielu z Twoich pracowników ma w domu domowe przedszkole albo domową szkołę i skupienie na pracy jest trudniejsze niż zwykle. Nie oczekuj zatem, że współpracownicy będą całkowicie skupieni na pracy przez pełne osiem godzin dziennie, po prostu ustalaj realistyczne cele i weryfikuj osiągnięte rezultaty. Mniej powinno Cię zajmować, ile czasu coś zajęło pracownikowi, bardziej – czy osiągnięty przez niego rezultat jest zgodny z oczekiwaniami.

Po drugie – pamiętaj, że Ty widzisz las, współpracownicy widzą drzewa

Komunikacja to podstawa, natomiast komunikacja w sytuacji, gdy Twój zespół pracuje zdalnie, to absolutna podstawa. Jako lider masz często dostęp do większej liczby informacji niż Twoi pracownicy, którzy nie zawsze wiedzą, co się dokładnie dzieje, a więc pewne decyzje i idące za nimi zadania mogą wydawać się niezrozumiałe. Delegując zadania, pamiętaj o tym, żeby zawsze wytłumaczyć, z czego wynika prośba. W obecnej, kryzysowej sytuacji komunikacja pełni dodatkową funkcję – uspokaja i pozwala odzyskać kontrolę.

To, co sprawia, że Twoi współpracownicy czują lęk, to brak kontroli, który wynika z tego, że nie wiedzą, co się dzieje i co się będzie działo. Ty też nie wiesz, co się będzie działo i kiedy cała ta sytuacja się skończy, wiesz jednak, co się wydarzyło (jakie kroki i działania jako firma podjęliście) i o tym spokojnie możesz pracownikom opowiadać. Mów o tym, co się wydarzyło, co planujesz i czego od nich oczekujesz w tej trudnej sytuacji. To nie jest sytuacja klasycznej „pracy z domu”, a więc nie oczekuj proaktywności, gdy wielu ludzi bardzo się martwi o siebie, swoje rodziny, swoją przyszłość, i nie w głowie im wymyślanie usprawnień.

Po trzecie – ustal zakres odpowiedzialności i samodzielności pracowników

To, że ufasz swoim pracownikom, nie znaczy, że masz ich pozostawić samym sobie. Delegując zadania, ustal również, jak będziecie monitorowali postępy oraz kiedy i jak pracownicy mogą się zwrócić do Ciebie o pomoc i radę. Ustalcie, że na przykład dwa razy w ciągu dnia (między 10.00 i 11.00 rano oraz miedzy 14.00 i 15.00 po południu) jesteś dla nich dostępny i chętnie odpowiesz na wszelkie pytania. Poza tymi godzinami prosisz o kontakt tylko w sprawach nagłych i wymagających Twojej osobistej interwencji. Chodzi o to, że – zwłaszcza jeśli masz duży zespół – nie może być tak, że pracownicy przychodzą do Ciebie cały czas z pytaniami, ponieważ okaże się, że nie jesteś w stanie wykonywać swoich zadań, skoro non stop rozwiązujesz problemy pracowników.

Ustalcie również, na jakie pytania odpowiadasz Ty, a na jakie inne działy Waszej firmy (np. sprawy techniczne – IT, sprawy kadrowe – dział HR i tak dalej). Jeśli prowadzisz małą firmę i nie macie działów zajmujących się poszczególnymi sprawami, to powiedz pracownikom, że prosisz ich, by – zanim przyjdą do Ciebie z jakimś problemem – poszukali rozwiązania sami, popytali kolegów, a dopiero, jeśli nie znajdą odpowiedzi ani sami, ani w zespole, wtedy przyszli z tą sprawą do Ciebie.

Po czwarte – nie tylko feedback, lecz także feedforward

Feedback zazwyczaj tyczy się przeszłości – tego, co pracownik zrobił dobrze, tego, co zrobił niezbyt dobrze i ustaleniu, z czego wynika taki stan rzeczy. Feedforward dotyczy przyszłości – co możemy zrobić, żeby wyniki osiągane przez pracownika były jeszcze lepsze. Oczywiście dajemy pracownikowi feedback, żeby wiedział, jak postrzegamy jego dotychczasową pracę, bardziej jednak skupiamy się na przyszłości i na udzieleniu pracownikowi wsparcia – co konkretnie możemy zrobić, żeby jego wyniki były coraz lepsze.

Jeśli praca z domu jest dla pracownika nowością, to będzie potrzebował życzliwego wsparcia i rady lidera – co konkretnie działa, jakie nawyki i rytuały pomagają utrzymać koncentrację i motywację, co zrobić, by terminowo dostarczać rezultaty. To oczywiste, że pracownicy, nawet pracując z domu, będą popełniali błędy i nie zawsze spełnią Twoje oczekiwania. Postaraj się jednak zachować spokojnie, tłumacz, edukuj – ta sytuacja jest trudna dla każdej ze stron, to jednak Ty jako lider masz być wsparciem i ostoją w tym trudnym czasie.

Po piąte – buduj relacje w zespole

Praca z domu jest dużym wyzwaniem, jeśli chodzi o utrzymanie relacji w zespole. Na co dzień pracownicy spotykają się w kuchni, prowadzą nieformalne rozmowy, razem żartują i się wygłupiają. W sytuacji gdy każdy siedzi przed komputerem w swoim domu, trudno o tak bliską i po prostu przyjacielską relację. To, że jesteśmy odizolowani, nie musi oznaczać, że jesteśmy rozłączeni. Warto organizować spotkania, w których trakcie zespół będzie się nie tylko słyszał, ale również widział (częstotliwość tych spotkań zależy od potrzeb zespołu – warto jednak, żeby spotkać się wirtualnie chociaż raz w tygodniu). Tego typu spotkania można zaczynać od dyskusji o tym, jak się każdy ma, zarówno fizycznie, jak i emocjonalnie, oraz co ciekawego wydarzyło się w jego życiu.

Nawet jeśli nie jesteście fanami tzw. small talku, to wobec obowiązkowej izolacji warto rozważyć wprowadzenie do agendy niezobowiązującej dyskusji o tym, co u każdego słychać. Jeśli zespół ma taką potrzebę, to raz w tygodniu można wprowadzić „spotkanie przy kawie” albo „zespołowy obiad”, gdy ludzie łączą się ze sobą zdalnie i, jedząc posiłek, rozmawiają o tym, co tam u nich słychać.

To, że jesteśmy odizolowani, nie musi oznaczać, że jesteśmy rozłączeni.

Wielu z nas uważa (a nawet ma na to dane), że praca z  domu jest bardziej efektywna niż praca z biura, ponieważ nie ma tylu rozpraszaczy i człowiek może się skupić tylko na swoich obowiązkach. Cóż, w sytuacji, gdy nie ma zagrożenia życia, a nasze dzieci uczą się grzecznie w szkołach, praca zdalna pewnie bije pracę z biura na głowę, jeśli chodzi o efektywność. Sytuacja, z którą mierzymy się obecnie, jest jednak wyjątkowa i wymaga wyjątkowego podejścia.

Pracownicy boją się o swoje zdrowie, o pracę, nie mogą lub nie powinni wychodzić z domu, a często muszą być silni dla siebie i swoich dzieci, które nie chodzą do szkoły. W tej sytuacji lider powinien dbać nie tylko o dobre delegowanie i monitorowanie pracy, ale przede wszystkim być wsparciem i przykładem zachowania spokoju i komunikacji.