Ewidencja czasu pracy – czy jest konieczna i jak ją skutecznie prowadzić?

06.11.19
clock 4 min.
Sabina Borejsza-Wysocka Sabina Borejsza-Wysocka

Ewidencjonowanie czasu pracy pracowników jest obowiązkiem pracodawcy. Co więcej, ustawodawca określa w przepisach wymagania odnośnie do informacji, które powinny być zawarte w karcie czasu pracy.

Żeby odpowiednio wywiązać się z tego zadania, wielu pracodawców korzysta z narzędzi wspierających trackowanie czasu spędzonego przez zatrudnionych w firmie.

Zgodnie z Kodeksem pracy (art. 149) prowadzenie ewidencji czasu pracy służy ustalaniu wysokości wynagrodzenia oraz innych świadczeń związanych z pracą pracownika. Pracodawca ma obowiązek ją prowadzić. Istnieją jednak wyjątki, w przypadku których prawo nie wymaga od firmy ewidencjonowania czasu pracy zatrudnionego. Taka sytuacja ma miejsce w przypadku, gdy:

  • pracownicy są objęci systemem zadaniowego czasu pracy. Niestety nie oznacza to, że pracodawca jest zwolniony z prowadzenia karty ewidencji czasu pracy. W ewi­dencji pracownika zatrudnionego w systemie zada­niowym powinny być uwzględnione dni, w których pracownik nie wykonywał pracy, na przykład w czasie urlopu, zwolnienia lekarskiego, usprawiedliwionych lub nieusprawiedliwionych nieobecności;
  • pracownik zarządza w imieniu pracodawcy zakładem pracy;
  • pracownik otrzymuje ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej.

Jak powinna wyglądać karta ewidencji czasu pracy?

Jeśli chodzi o kartę ewidencji czasu pracy, ustawodawca nie narzuca wzoru. Należy jednak pamiętać, że dokument musi być przygotowany oddzielnie dla każdego pracownika i zawierać wszystkie niezbędne elementy. Są to takie informacje, jak:

  • praca wykonywana w poszczególnych dobach,
  • praca w niedziele i święta,
  • praca w porze nocnej,
  • praca w godzinach nadliczbowych,
  • dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy,
  • dyżury,
  • urlopy,
  • zwolnienia od pracy,
  • usprawiedliwione nieobecności w pracy,
  • nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.

W jaki sposób kontrolować czas pracy zespołu?

Firmy różnie podchodzą do tematu trackowania czas pracy. Często stosują takie rozwiązania, jak listy obecności. Jest to tradycyjne podejście do tematu, jednak nie zawsze się sprawdza, gdyż kartki mogą się zgubić bądź zniszczyć. Coraz więcej firm prowadzi listy obecności w formie elektronicznej. Jest to bardziej trwały nośnik, umożliwiający łatwą dostępność do danych archiwalnych.

Innym pomysłem są karty zegarowe i magnetyczne. Jest to bardziej precyzyjny sposób weryfikowania czasu pracy zatrudnionego. Warto jednak zwrócić uwagę, że może sprzyjać nadużyciom ze strony pracowników, którzy mogą celowo opuszczać zakład pracy z opóźnieniem, żeby wymuszać na pracodawcy wypłatę dodatkowego wynagrodzenia.

Sposób weryfikowania czasu pracy powinien być dostosowany do specyfiki zadań pracownika. Przybycie kierowców do pracy może być rejestrowane na tarczach tachografów, zamontowanych w prowadzonych przez nich pojazdach. Z kolei pracownicy biurowi mogą potwierdzać przybycie do pracy przez zalogowanie się w systemie komputerowym.

Skanowanie linii papilarnych niezgodne z prawem

Planując wdrożenie systemu ewidencjonowania czasu pracy w firmie, warto pamiętać, że zbieranie danych biometrycznych jest niezgodne z prawem. Zgodnie z przepisami pracodawca może w trakcie zatrudnienia pracownika pozyskać od pracownika następujące dane osobowe:

Wprowadzenie do firmy konkretnych zasad dotyczących weryfikacji czasu pracy powoduje, że współpraca z pracownikami jest transparentna. Każdy z zatrudnionych wie, w jaki sposób jest rozliczany z czasu spędzonego w firmie. Jeśli chodzi o reguły dotyczące pracy zdalnej pracownika, nie ma wytycznych co do tej kwestii w Kodeksie pracy, dlatego warto uwzględnić w regulacjach również ten obszar. Kolejnym ważnym tematem jest realizacja godzin nadliczbowych. Dzięki określeniu prostych reguł można w łatwy sposób zapobiec
potencjalnym nadużyciom.