Budowanie zaangażowania w zespole rozproszonym

Pandemia przyniosła ze sobą dużo zmian. Praca zdalna, która jeszcze przed pojawieniem się koronawirusa, powoli zdobywała coraz większe zainteresowanie, z pewnością nie należała do powszechnych rozwiązań. Dzisiaj sytuacja się zmieniła, a wraz z nią sposób funkcjonowania zespołów. Co robić, aby dzieląca odległość, izolacja społeczna i praca w warunkach domowych nie wpływała negatywnie na zaangażowanie pracowników? Istnieje wiele obszarów, o których warto pamiętać, ale wśród nich można wymienić kilka najbardziej istotnych: definiowanie celów, komunikacja, otwartość i feedback.

Jasno definiuj cele

W pracy zdalnej niezwykle ważne jest to, aby umiejętnie i jasno precyzować cele. Oczywiście jest to zasada, o której warto pamiętać niezależenie od systemu pracy.

Kiedy nie ma możliwości bezpośredniego kontaktu, gdy spontaniczna komunikacja i wymiana informacji jest utrudniona, trzeba zadbać o to, aby zespół wiedział, do czego dąży i czemu służą jego działania.

Pozwoli to pracownikom lepiej zrozumieć sytuację i ułatwi realizację celów. Wyznaczając zadania, należy jasno precyzować role osób w zespole, tak aby każdy wiedział, za jaki obszar jest odpowiedzialny i do kogo może zwrócić się z pytaniami czy wątpliwościami.

Równie istotnym aspektem będzie określenie poszczególnych etapów projektu i określenie terminu ich wykonania. Oprócz wyznaczania i definiowania celów warto upewnić się, czy zaplanowany zakres prac jest dla wszystkich zrozumiały. Można to zrobić poprzez zaangażowanie zespołu w proces przygotowawczy. Wspólne zaplanowanie projektu lub podsumowanie przez członków zespołu swoich celów pozwoli zweryfikować, czy zadania i role są dla wszystkich zarozumiałe. W późniejszym etapie prac niezwykle ważne są monitorowanie postępów oraz komunikacja.

Wyznacz kanały komunikacji

Utrzymywanie ciągłego kontaktu z zespołem jest kluczowym obszarem w pracy zdalnej i budowaniu zaangażowania. Na początek dobrze jest wyznaczyć kanały i narzędzia do komunikacji. Przykładowo można ustalić, że drogą e-mailową będą wysyłane podsumowania spotkań, ważne dokumenty i informacje. Dla szybkich komunikatów i spotkań całego zespołu używany będzie komunikator typu Skype lub Zoom, a do monitorowania etapów projektu i realizacji zadań używana będzie np. aplikacja Trello lub G-suite itd. Określenie zasad i kanałów komunikacji niezwykle ułatwia pracę i zapobiega powstawaniu chaosu w przepływie informacji. Kiedy zasady komunikacji zostaną już sprecyzowane, warto określić częstotliwość spotkań.

Utrzymuj stały kontakt

Można codziennie robić krótki poranny briefing, który nie tylko będzie służyć monitorowaniu postępu realizacji prac, ale również badaniu nastrojów w zespole. Warto na tego rodzaju spotkaniach wprowadzić rodzaj small-talku i rozmów na nieco luźniejsze tematy. Takie rozmowy pomagają budować więzi, a skoro przysłowiowa wspólna poranna kawa nie jest możliwa, to dobrze jest zadbać o przemycenie jej elementów do codziennych spotkań z zespołem.

Dajmy również możliwość rozmowy indywidualnej. Określmy, że w przypadku trudnych lub nagłych sytuacji preferowany jest kontakt telefoniczny. Świadomość, że jest opcja zwrócenia się z pytaniem lub prośbą o pomoc do menedżera, jest niezwykle ważna dla pracownika, szczególnie w pracy zdalnej.

Umożliwiaj uzyskanie bieżących informacji o firmie

Pomocne mogą okazać się cykliczne newslettery, w których poszczególne działy krótko opisują, nad czym obecnie pracują oraz jakie projekty realizują. W materiałach mogą pojawić się również informacje o nowych pracownikach – np. wywiad.

Budowaniu zaangażowania i motywacji sprzyja również informacja przekazywana od najwyższej kadry zarządzającej.

Tego rodzaju zabiegi pomogą zespołowi lepiej zrozumieć pracę innych działów, poznać swoich współpracowników oraz dostrzec szerszą perspektywę działalności firmy. Można raz na kwartał nagrywać i przesyłać film z wystąpieniem prezesa firmy, w którym będzie on mówić o bieżącej sytuacji firmy, jej najbliższych celach oraz podziękuje za pracę pracownikom. Transparentność oraz możliwość uzyskania bieżących informacji o sytuacji firmy również są czynnikiem wpierającym motywację.

Słuchaj, wspieraj

Na budowanie zaangażowania wpływają również umiejętność słuchania, wyrozumiałość oraz otwartość na pomysły pracowników i feedback. Praca zdalna pomimo wielu korzyści niesie ze sobą także trudności wynikające z pracy w domu. Są osoby, które mają dzieci i muszą łączyć obowiązki rodzicielskie z pracą, co nie jest łatwe. Warto być otwartym i wspierać swoich pracowników poprzez dostosowanie godzin pracy do ich rytmu dnia, umożliwienie odebrania dziecka ze żłobka i na przykład odrobienia tego czasu w godzinach późniejszych. Dostrzeżenie problemów pracownika, wypracowanie wspólnego rozwiązania, akceptowalnego przez resztę zespołu, pomoże budować zdrowe relacje i zaangażowanie.

Udzielaj feedbacku

Oprócz słuchania i otwartości na problemy warto również pamiętać o budowaniu kultury feedbacku w zespole zdalnym. Udzielanie informacji zwrotnej należy rozumieć nie tylko jako krytykę, ale również formę docenienia. Warto otwarcie dostrzegać wysiłki i pomysły zespołu. Można udzielić pochwały za dokonanie jakiegoś działania przez wysłanie maila, rozmowę lub wystąpienie w trakcie wideokonferencji.

Można także stworzyć plik dzielony, na którym zespół będzie miał możliwość zgłaszania swoich pomysłów i uwag. Warto również organizować spotkanie online, podczas którego każdy będzie mieć prawo zaprezentowania swoich sugestii. Wszelkie tego typu działania sprzyjają budowaniu więzi i motywacji w zespole.