Oto 5 technik, które pomogą Ci w planowaniu pracy

Wielu z nas działa sprawnie i terminowo, nie wszyscy jednak potrafią tak pracować i nie wiedzą, jak poprawić własną efektywność. Brakuje im produktywności i koncentracji, a gdy przychodzi więcej zadań do wykonania, rozkładają ręce podkreślając brak czasu. Te osoby często zadają sobie pytanie: „Jak inni to robią, że potrafią tak dobrze planować własną pracę?”. Możliwe, że odkryli odpowiednią dla siebie metodę pracy i zarządzania sobą w czasie. Realizują zadania zgodnie z priorytetami, nie marnują cennego czasu na rozpraszacze i potrafią wyznaczać cele w typie SMART.

1. Technika Pomodoro

Nazwa tej prostej metody pochodzi oczywiście od pomidora, a dokładnie kuchennego minutnika w kształcie pomidora, który Francesco Cirillo używał w trakcie nauki. Włoch miał problemy z koncentracją na nauce w akademiku, a ponieważ szukał rozwiązania, które pomogłoby mu w skupieniu się nad książkami, opracował metodę, która stała się jedną z najbardziej popularnych w zarządzaniu czasem pracy.

Polega ona na intensywnym działaniu w 25-minutowych interwałach czasowych, pomiędzy którymi robi się 5-minutowe przerwy. Zadania dzielimy w ten sposób, aby można było je zrealizować w trakcie jednego „pomodoro”. Jeśli zadanie jest proste i zajmuje mniej czasu, można zacząć kolejne. O tym, że minęło 25 minut poinformuje nas budzik (Francesco Cirillo ustawiał właśnie tzw. „pomodoro”), jakikolwiek czasomierz lub specjalna aplikacja. Po 4 pełnych cyklach należy zrobić dłuższą, 30-minutową przerwę.

2. Metoda ALPEN

Jest to prosta i skuteczna metoda planowania pracy. Jej nazwa to akronim niemieckich słów, które oznaczają kolejne etapy planowania naszych działań, a mianowicie:

A jak zadania (Aufgaben) – pierwszy etap to przygotowanie listy jasno sprecyzowanych zadań: telefonów do wykonania, spraw niezałatwionych z dnia poprzedniego, spotkań i wszelkich obowiązków;

L jak planowanie czasu (Länge schätzen) – określamy dokładnie czas potrzebny na realizację poszczególnych zadań – czas podajemy w minutach i aby uniknąć niepotrzebnej frustracji, robimy to możliwie najbardziej realistycznie;

P jak planowanie przerw (Pufferzeiten einplanen) – pamiętajmy o przerwach i buforze na sprawy nagłe, niezaplanowane lub takie, które znalazły się w harmonogramie kolejnego dnia;

E jak wyznaczanie priorytetów (Entscheidungen treffen) – na tym etapie tworzymy hierarchię naszych zadań, pamiętając o tym, że żabę jemy na początku (co oznacza nic innego jak to, że zadania najważniejsze i najtrudniejsze wykonujemy w pierwszej kolejności); pomocna może być tu także macierz Eisenhowera oraz umiejętność delegowania części obowiązków;

N jak kontrola (Nachkontrolle) – monitorujemy postęp naszej pracy i tego, czy mieścimy się w wyznaczonym wcześniej czasie; jeśli nie – korygujemy nasz plan.

Na temat macierzy Eisenhowera możesz przeczytać TUTAJ.

3. Metoda TRZOS

Jest to metoda bardzo podobna do ALPEN, ale przeznaczona głównie do planowania działań krótkoterminowych. Możesz skorzystać z notatnika oraz czegoś do pisania i przystąpić do działania. Nazwa metody to również akronim:

T to terminy – podobnie jak w ALPEN musimy wypisać wszystkie zadania i określić datę ich realizacji;

R to ramy czasowe – drugim krokiem będzie wyznaczenie ram czasowych dla poszczególnych zadań z naszej listy;

Z to zaplanowanie rezerw czasu – ustalamy czas, który przeznaczymy na przerwy w pracy oraz niezaplanowane aktywności;

O to ograniczenie innych działań – ten etap polega na ustaleniu naszych priorytetów i ograniczeniu wszelkich rozpraszaczy;

S jak skontrolowanie rezultatów – pamiętajmy o sprawdzaniu naszych postępów, a jeśli coś będzie wymagać modyfikacji, to róbmy to na bieżąco.

4. Metoda Getting Things Done (GTD)

Twórcą tej metody jest David Allen, autor bestsellera pt. „Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności”. Jej celem jest odciążenie nas od konieczności pamiętania o wszystkich naszych zobowiązaniach, przy jednoczesnym zachowaniu wysokiej produktywności na polu zawodowym oraz osobistym.

„Getting Things Done” opiera się na 5-etapowym procesie zarządzania zadaniami:

kolekcjonowaniu – wszystkie zadania, sprawy do załatwienia, dokumenty do przejrzenia gromadzimy w jednym miejscu;

analizowaniu – decydujemy, co musimy zrobić w sprawie każdej ze zgromadzonych spraw/dokumentów (jeśli dana czynność zajmuje mniej niż 2 minuty, robimy to od razu);

porządkowaniu – przypisujemy konkretne zadania do odpowiednich miejsc i folderów, np. zadania do zrealizowania przy komputerze, telefony do wykonania;

przeglądaniu – codziennie sprawdzamy nasze „foldery” ze sprawami, a okresowo (np. raz w tygodniu) dokonujemy pełnego przeglądu, aktualizujemy system i analizujemy swoją pracę;

realizacji – ten etap to wykonanie zaplanowanej pracy oraz decydowanie o kolejnych zadaniach.

5. Metoda SMART

Ostatnia z propozycji to chyba najbardziej znana technika wyznaczania celów, stosowana niemal w każdej branży, przydatna zarówno w życiu zawodowym jak i prywatnym. Co ma wspólnego wyznaczanie celów z zarządzaniem czasem? Jeśli nasze cele nie będą SMART, to tak naprawdę żadna z wyżej wymienionych wcześniej metod nie będzie skuteczna.

Tak więc cele, które chcemy osiągnąć w konkretnym czasie powinny być:

S (specific) – szczegółowe,

M (measurable) – mierzalne,

A (ambitious) – ambitne,

R (realistic) – realne,

T (timely) – terminowe (czyli takie, które można określić w czasie).

Umiejętność planowania pracy oraz sprawnego zarządzania sobą w czasie jest niezwykle cenna i może okazać się pomocna w każdej sytuacji – nie tylko wtedy, gdy jesteś szefem/szefową, a Twój kalendarz jest zapchany obowiązkami. Jest to również pomocne w pracy zespołowej, zarówno kiedy prowadzisz własny biznes, jak i wtedy, gdy jesteś na etacie. Możesz w ten sposób planować zadania ze sfery prywatnej oraz służbowej.

Jak widzisz, metod jest wiele. To, co zaprezentowałam w niniejszym zestawieniu to jedynie kropla w morzu opcji. Warto więc wybrać taką, która będzie najbardziej odpowiednia dla Ciebie. Próbuj, szukaj najlepszych rozwiązań – w końcu chodzi o Twój najcenniejszy zasób, czyli czas.

Źródła: