Jak nie odkładać zadań na później

Kilka przyczyn prokrastynacji

Jakiego rodzaju lęki i obawy mogą nas powstrzymywać przed działaniem? Ten, z którym najczęściej mamy do czynienia, to lęk przed porażką. Tak długo odkładamy pewną czynność, aż nie możliwe jest jej wykonanie z „przyczyn niezależnych od nas”. To nic innego jak jeden z mechanizmów obronnych opisanych przez Freuda. W razie niepowodzenia mamy usprawiedliwienie, które zrzuca z nas odpowiedzialność za jego niewykonanie. Jednak lęk może dotyczyć zarówno porażki, jak i sukcesu. Boimy się odnieść sukces, ponieważ nie wiemy, jak zareaguje nasze otoczenie, jakie relacje zniszczy ewentualna zazdrość. Myślimy także o nowych obowiązkach, które nam przybędą.

Jeśli obiecasz sobie od poniedziałku bieganie i nie pójdziesz biegać, konsekwencje są nie tylko fizyczne, lecz także psychiczne uderzające w Twoją relację z samym sobą.

Pamiętajmy, że sama myśl potrafi nas zestresować i zniechęcić do wykonania zadania. Może wystąpić u nas również lęk społeczny, np. chcemy zostać zauważeni przez innych lub odwrotnie – nie chcemy, by inni nas dostrzegali. Warto więc zastanowić się, jakie są myśli i emocje dotyczące danego zadania.

Motywacja do działania może być różna. Pamiętaj jednak, że Twoja prokrastynacja podważa Twoje poczucie własnej wartości, zamiast ją budować niszczy niespełnionymi wobec siebie obietnicami. Za każdą niespełnioną obietnicą stoi zawód, czasem złość, brak zaufania do samego siebie (dokładnie tak, jak w przypadku dziecka, któremu coś obiecamy i nie dotrzymamy słowa). Pamiętaj więc, że jeśli obiecasz sobie od poniedziałku bieganie i nie pójdziesz biegać, konsekwencje są nie tylko fizyczne, lecz także psychiczne uderzające w Twoją relację z samym sobą. A to jedyna relacja trwająca przez całe nasze życie – warto o nią dbać. Ta myśl powinna wzmacniać Twoją motywację i zachęcić Cię do doprowadzania zadań do końca.

W motywacji pomocne powinno być również środowisko lub partner do działania.

Co jeszcze warto robić, by motywacja była wystarczająca do podjęcia działania? Przede wszystkim skoncentruj się na pytaniu Simona Sineka – dlaczego. Dlaczego chcesz to zrobić, jaki ma być rezultat? Co Ci to da? Następnie kontempluj uczucie, wizję siebie w sytuacji sukcesu. Co zyskasz? Co będziesz czuł? Czy będziesz bliżej tego, jaki chcesz być? Taka wizja również będzie Cię motywowała. W motywacji pomocne powinno być również środowisko lub partner do działania. Świetnie jeśli mamy kogoś, z kim możemy np. zacząć biegać albo kogoś, kto chociaż będzie nas w tym wspierał. Wspólna motywacja do działania pozwala na lepszą organizację i ogranicza wymówki.

Jeśli już zastanowiłeś się nad emocjami, lękami towarzyszącymi danemu działaniu, zacząłeś myśleć nad prawdziwą, efektywną motywacją, to sprawdź, czy nie popełniasz jakiegoś błędu organizacyjnego lub semantycznego. Może błędnie określasz cel lub czas jego realizacji? Zastanów się nad takim przyziemnym celem, jak ogarnięcie piwnicy czy zrobienie nowych regałów do piwnicy. Zdarza Ci się mieć tego typu zadania w kalendarzu albo przypięte na kartce na lodówce? Te czynności, które mamy zaplanowane, nie są pojedynczą czynnością, tylko serią czynności do wykonania.

Moglibyśmy więc rozróżnić je jako zadania i jako projekty. Ogarnięcie piwnicy będzie projektem, który po prostu należy rozpisać na mniejsze zadania. Nie wiem, w jakim stanie jest Wasza piwnica, ale moja wymaga – wyniesienia zbędnych rzeczy, wyczyszczenia, posegregowania pozostałych w odpowiednie kartony, zakupienia środków do odnowienia pomieszczenia itd.

Jak widzisz liczba mniejszych zadań do wykonania jest spora. Nic więc dziwnego, że zrealizowanie samego projektu, jakim w tym przypadku jest ogarnięcie całej piwnicy, jest odkładane na później, bo nie ma się na to odpowiednio wyznaczonego czasu ani środków.

Ustalenie priorytetów

Warto więc wypisać w konkretnym projekcie wszystkie zadania np. na post-itach, złożyć je na kupce, na górze umieszczając karteczkę z pierwszym zadaniem do wykonania. Ważne również jest to, by odpowiednio ustalić kolejność zadań. Jak zatem ustalać priorytety i czas ich wykonania? Warto na początku zająć się najtrudniejszym dla nas zadaniem. Określa to zasada „zjedz tę żabę” Briana Tracy’ego. Pomocnym narzędziem w ustalaniu priorytetów jest matryca Eisenhowera, która identyfikuje zadania na dwóch skalach – ważność i pilność. Wyróżniamy zadania: ważne–pilne, ważne–niepilne, nieważne–pilne i nieważne–niepilne, czyli tzw. złodzieje czasu. Którym zadaniom poświęcasz najwięcej uwagi? Jak myślisz, którym warto byłoby poświecić najwięcej uwagi? Przemyśl to!